# Secrétariat — MediCloud

> Identifier le patient, traiter la demande et mettre la fiche à jour sans changer d’écran : téléphone, WhatsApp, portail et guichet au même endroit.

URL : https://www.medicloud.be/pour-qui/secretariat

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Pour qui · 08:02

# Secrétariat

Le patient est identifié, la demande est traitée, la fiche est à jour. Sans quitter l’écran.

Le secrétariat encaisse la fragmentation en premier : le téléphone sonne pendant qu’un patient attend au guichet et qu’un message WhatsApp arrive sur un téléphone privé.

MediCloud rassemble ces trois demandes au même endroit, autour de la même fiche patient.

Aujourd’hui

- Cinq onglets ouverts pour un seul patient
- La même adresse encodée dans deux logiciels
- Des demandes WhatsApp qui n’appartiennent à personne
- Des rendez-vous doublés entre le portail et le téléphone
- Des inscriptions au forfait suivies dans un tableur

Avec MediCloud

- La carte remplit la fiche — L’eID crée ou ouvre le patient et remplit l’identité. Ce qui prenait deux minutes en prend dix secondes.
- Une seule file d’attente — Téléphone, WhatsApp, email et portail arrivent dans la même inbox, avec un responsable et un statut.
- Les alertes avant l’erreur — « Mutuelle à vérifier » s’affiche au moment de donner le rendez-vous, pas trois semaines plus tard.
- Rien à recopier — Le rendez-vous, la conversation et le document se rattachent à la fiche : plus de double encodage.

Les pôles concernés

- [08:10 — Patients et eID — Une fiche unique, remplie par la carte d’identité](/fonctionnalites/patients-eid)
- [07:45 — Agenda et rendez-vous — Un seul moteur de disponibilités pour tous les canaux](/fonctionnalites/agenda-rendez-vous)
- [11:00 — Communications — Une boîte de réception commune, tous canaux confondus](/fonctionnalites/communications)

Questions fréquentes

**Comment fonctionne la lecture de la carte d’identité belge ?**

La secrétaire insère la carte dans le lecteur eID : MediCloud lit les données disponibles, cherche une fiche existante à partir du numéro national, puis ouvre cette fiche ou en propose la création déjà remplie. Le numéro national sert au rapprochement, pas d’identifiant technique de la base.

**Faut-il un matériel particulier ?**

Un ordinateur récent, un navigateur à jour et un lecteur eID standard pour le poste d’accueil. MediCloud est une application web : rien à installer sur chaque machine, et les mises à jour arrivent pour tout le monde en même temps.

**Comment les messages WhatsApp arrivent-ils dans MediCloud ?**

Via la connexion officielle WhatsApp Business. Le numéro de l’expéditeur est rapproché de la fiche patient, la conversation rejoint l’inbox d’équipe et laisse une trace dans l’historique du patient. Fini les échanges sur les téléphones personnels.

Autres profils

- [Médecins et soignants](/pour-qui/soignants)
- [Direction](/pour-qui/direction)

Prochaine étape

## Voyons votre journée type ensemble.

Quarante-cinq minutes, sur vos horaires et vos motifs de consultation. Venez avec quelqu’un du secrétariat : c’est cette personne qui utilisera MediCloud le plus.