Le coût réel d’un logiciel de maison médicale

Comparer deux logiciels sur leur prix mensuel est le meilleur moyen de choisir le plus cher des deux. Non pas parce que les éditeurs cacheraient quelque chose, mais parce que l’abonnement ne représente qu’une fraction de ce que la structure paiera réellement.

Voici les six postes à additionner. Ils sont tous mesurables, et aucun n’est théorique.

1. L’abonnement, et ce qu’il contient

La question n’est pas le montant, c’est le périmètre. Trois éléments doivent être explicitement inclus ou exclus :

• les mises à jour (une version majeure facturée à part est un piège classique) ;
• le support (par email uniquement, par téléphone, avec quel délai) ;
• la formation des nouveaux arrivants, qui n’est pas un événement unique dans une structure où l’équipe tourne.

Vérifiez aussi l’unité de facturation. Par professionnel, par utilisateur, par site, par patient : deux offres au même prix affiché peuvent diverger d’un facteur deux à trente professionnels.

2. La mise en route et la reprise de données

C’est le poste le plus variable et le plus souvent sous-estimé. Il dépend de l’état de vos données actuelles, du nombre de systèmes à reprendre et de la quantité de nettoyage nécessaire.

Ce qui doit être chiffré séparément : l’import des patients, celui des rendez-vous futurs, celui des données de forfait, celui du dossier médical. Un devis global sans détail rend impossible toute discussion sur ce qui peut être reporté ou simplifié.

3. Le temps de votre équipe pendant la bascule

C’est un coût réel, il n’apparaît sur aucune facture, et il est le plus élevé des six dans presque tous les projets.

Comptez les heures de vérification des imports, la double saisie éventuelle pendant la période de transition, la formation, et la baisse de rythme des premières semaines. Une estimation honnête pour une structure de quinze personnes se situe entre trois et six semaines-homme réparties sur le trimestre.

Un éditeur qui prétend que ce coût est nul ne l’a jamais mesuré.

4. Le coût de ce que vous gardez

C’est le poste que personne n’anticipe. Pendant la transition, l’ancien logiciel reste ouvert en lecture — c’est une bonne pratique, pas un gaspillage. Ajoutez donc plusieurs mois d’abonnement en double.

Et surtout : additionnez ce que vous payez aujourd’hui pour les outils qui ne disparaîtront pas. Un logiciel de réservation, un outil de facturation, une solution de messagerie, un espace de stockage. Une structure que nous avons accompagnée payait cinq abonnements annuels dont trois avaient été souscrits par des personnes qui n’étaient plus là.

Faites cette addition avant toute démonstration. Elle change souvent la conversation.

5. Le coût de la double saisie, chaque semaine

Celui-ci se mesure très simplement. Chronométrez, sur une semaine, le temps passé à réencoder une information qui existe déjà ailleurs : une adresse, une mutualité, un rendez-vous transcrit d’un système à un autre.

Multipliez par cinquante-deux. Le résultat est le coût annuel de la fragmentation, et il ne dépend d’aucun devis.

6. Le coût de sortie

Le dernier poste est celui qu’on découvre trop tard. Que coûte le départ : l’export est-il inclus, dans quels formats, sous quel délai, et le contrat le garantit-il ?

Un export facturé plusieurs milliers d’euros, ou livré dans un format inexploitable, transforme un abonnement raisonnable en engagement à durée indéterminée. Ce n’est pas une clause technique, c’est le prix de votre liberté de changer d’avis.

Comment comparer, concrètement

Construisez le tableau sur trois ans, pas sur un mois : abonnement × 36, plus mise en route, plus temps interne, plus double abonnement de transition, moins les outils supprimés.

C’est la seule comparaison qui a du sens, et elle renverse fréquemment le classement obtenu à partir du prix affiché. Une offre 20 % plus chère à l’abonnement mais qui supprime trois outils et deux heures de ressaisie hebdomadaire est moins chère dès la première année.

Ce que nous facturons, et pourquoi c’est sur devis

Pour être cohérents avec ce qui précède : nous n’affichons pas de grille. Une équipe de six personnes au forfait et une structure de trente professionnels n’ont ni le même usage ni la même reprise de données, et un prix affiché ne pourrait être juste que pour l’une des deux.

Ce que nous garantissons en revanche : les mises à jour et le support sont inclus, la reprise de données est chiffrée à part et détaillée, et la réversibilité est écrite au contrat.